Les DRH sont encore peu nombreux à dématérialiser leurs documents. Pourtant, de nouvelles habitudes se mettent en place peu à peu.
Aujourd’hui, un salarié pourrait très bien signer son contrat de travail via son iPhone. La dématérialisation est présente partout et, pour les éditeurs de logiciels présents lors du salon Solutions RH qui a eu lieu à Paris Porte de Versailles les 13, 14 et 15 mars dernier, elle est au cœur de l’innovation. Il existe même une association pour la simplification et la dématérialisation des données sociales, la SDDS (http://www.association-sdds.org/), qui pousse le législateur à amplifier le phénomène. En effet, l’accessibilité des documents et leur partage devraient faciliter la vie des DRH et leur permettre de sortir d’une pure gestion administrative pour se pencher sur des réflexions plus stratégiques liées à leur fonction. Par ailleurs, selon une enquête de l’éditeur ADP, 70 pages sont produites par an et par salarié au sein d’un service RH. Les documents d’un dossier d’une personne sont photocopiés en moyenne 19 fois et 7,5 % de ces documents sont perdus. Cependant les DRH se sont pas encore partants : selon une étude SIRH Danaé 2011, les dossiers RH sont dématérialisés à 5 % mais 35 % des entreprises ont un projet en cours.
Valeur probante et confidentialité
Les freins principaux à l’expansion de cette matérialisation sont la suspicion, notamment des salariés, par rapport au respect de la confidentialité des données et la probité des échanges. Une loi du 13 mars 2000 pose le principe selon lequel il existe une équivalence entre le papier et le document électronique en termes de preuve. L’article 1316 du Code civil stipule que la preuve est valable quels que soient le support et les modalités de transmission. Ainsi, l’écrit sur un support numérique a la même force probante à condition que la personne soit identifiée et que l’écrit soit conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité (art 1316-3). Précision : pour dématérialiser les bulletins de paie, il faut l’accord préalable des salariés.
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