Depuis le 1er janvier 2017, la loi Travail facilite la dématérialisation du bulletin de paie pour les entreprises. Cela signifie que l’employeur est autorisé à remettre au salarié une fiche de paie électronique sauf si opposition de sa part, tout en garantissant l’intégrité du document, la pérennité de la conservation, la confidentialité des données et l’accessibilité via le Compte Personnel d’Activité (CPA).
Primobox, acteur majeur de solutions de dématérialisation de documents RH et de digitalisation des process RH et Neopost France, expert des solutions de gestion du document physique ou numérique, s’associent pour répondre aux nouveaux besoins des entreprises en matière de dématérialisation des flux RH en créant Neobox RH.
« Cette alliance entre Primobox et Neopost répond à une véritable stratégie d’accompagnement des entreprises dans leurs processus de dématérialisation des bulletins de paie, en leur proposant une solution globale capable de traiter tous leurs flux RH. La possibilité d’offrir des solutions de dématérialisation simples d’utilisation et conformes à la législation est déterminante pour nous en terme de satisfaction client. Nous nous réjouissons de ce partenariat avec Neopost qui, au vu du dynamisme et de l’implication des équipes, laisse augurer de belles perspectives » explique Ludovic Partyka, Directeur Général de Primobox.
Cette solution permet de gérer, diffuser et archiver tous les documents RH (bulletins de paie, contrats de travail/avenants, bilans de compétences, entretiens d’évaluations, notes internes RH, etc.) dans le cloud. Les entreprises pourront donc conserver tous les documents RH associés à un salarié, de son recrutement à son départ en retraite ou de l’entreprise, dans un dossier centralisé et sécurisé.
« Ce partenariat avec Primobox nous permet d’enrichir notre offre de dématérialisation en proposant à nos clients une solution métier dédiée à la fonction RH en totale conformité avec la loi Travail. Neopost contribue ainsi à l’accompagnement progressif de ses clients dans la transition numérique tout en tenant compte des spécificités métier, ce qui est le cas notamment pour le Pôle Santé Leonard de Vinci » ajoute Chrystelle Verlaguet, Directrice Solutions Dématérialisation et Editique chez Neopost.
« Le Pôle Santé Leonard de Vinci, acteur majeur du paysage sanitaire tourangeau, a toujours été soucieux d’apporter une prise en charge de qualité et continue sur un unique site. Plus de mille personnes, médecins, soignants, techniciens, agents… œuvrent chaque jour pour garantir aux patients accueillis en nos locaux un maximum de sécurité et d’efficience. Nous nous sommes intéressés, naturellement, à la dématérialisation des bulletins de paie de nos collaborateurs, toujours dans une optique d’amélioration continue et d’adaptation à la nouvelle loi Travail. Nous avons choisi de consulter 2 acteurs reconnus sur le marché, La Poste avec Digiposte et Neopost avec Neobox RH. Avec plus de 1000 fiches de paie par mois, de concert avec notre DRH, notre choix s’est rapidement porté sur l’offre de Neopost et ce pour différentes raisons. Nous avons été convaincus par la qualité de leur relationnel, la pertinence de la solution que nous avons pu apprécier lors de démonstrations en ligne et surtout l’archivage totalement sécurisé de « CDC ARKHINEO », garantie de respect de nos engagements vis-à-vis de nos collaborateurs. Je suis très heureux que le Pôle de Santé Léonard de Vinci soit le pilote de cette nouvelle offre et reste confiant quant à notre déploiement le mois prochain. » déclare Monsieur Frot, Directeur Administratif et Financier du Pôle Santé Leonard de Vinci.
Une offre modulable qui s’adapte aux enjeux des entreprises
Neopost France propose une offre avec différents modules pour satisfaire à toutes les exigences des sociétés :
· Envoi sécurisé : les entreprises peuvent diffuser et archiver tous leurs documents RH depuis le portail Neobox RH. Les documents à envoyer au format électronique sont signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité, et déposés dans les coffres-forts électroniques des salariés. Les bulletins de paie à envoyer au format papier sont imprimés, mis sous pli, affranchis et remis en Poste depuis nos usines.
· Signature électronique : les professionnels peuvent signer leurs contrats de travail et avenants en ligne. Ils bénéficient d’un process de signature électronique sécurisé avec identification par e-mail et code SMS, d’une planification des échéances de signatures, d’un workflow de signature.
· Coffre fort de l’employeur : Les employeurs peuvent conserver tous les documents dans les e-dossiers salariés en bénéficiant d’une gestion fine des droits utilisateurs, d’un plan de classement personnalisé, d’une recherche multicritères, et divers outils de reprise d’historique de documents.
· Coffre fort du salarié : Les salariés ne perdront plus leurs documents ! Tous les documents RH sont sécurisés et stockés dans un espace unique « MyPrimobox ». Ce coffre fort est hébergé exclusivement en France, et conforme au décret d’application no 2016-1762 du 16 décembre 2016 lié au Bulletin de Paie Electronique (BPE). Ce décret mentionne que « L’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le Compte Personnel d’Activité (CPA) ». Les salariés pourront, depuis leur coffre, diffuser et partager rapidement leurs documents et bien d’autres fonctionnalités. Leurs bulletins de paie électroniques seront en parallèle archivés 50 ans chez CDC Arkhineo.
Neopost accompagne les entreprises dans leur transformation digitale
Grâce à Neobox RH, les entreprises peuvent :
· Optimiser la gestion et le traitement des flux documentaires RH,
· Apporter aux équipes RH plus d’efficacité,
· Obtenir un ROI rapidement,
· Renforcer la marque employeur et accompagner la stratégie d’entreprise dans sa transformation digitale.
Avec Neobox RH, les documents électroniques archivés sont restitués dans leur intégrité. De plus, les niveaux de sécurité des sites web Neobox RH et MyPrimobox sont élevés (sauvegardes quotidiennes, environnements redondés, etc.) avec un taux de disponibilité de 99,5% en 24/7. Enfin, tous les documents restent confidentiels et peuvent être récupérés à tout moment si besoin.
